Verifica documentale
Estrae dati chiave da fatture fornitori e confronta importi, IVA, DDT, ordini collegati e carichi di magazzino.
Alberto Invoice Compliance
Controllo fatture fornitori con validazione tracciabile.
Alberto è l'AI Agent TeraBrain per il controllo amministrativo del ciclo passivo: verifica fatture, ordini, DDT e movimenti di magazzino, governa l'approvazione e archivia solo documenti conformi.
3-wayFattura, ordine, magazzino
100%Log e protocollo tracciati
0Archiviazioni senza conformita
Ruolo operativo
Un agente amministrativo specializzato nel ciclo passivo.
Alberto agisce come presidio di controllo tra documento ricevuto, regole aziendali, sistemi gestionali e responsabilita approvative.
Workflow di approvazione
Identifica il responsabile di reparto, invia la richiesta con riepilogo e registra approvazioni o rifiuti.
Protocollo e archivio
Assegna protocollo, applica metadati, archivia nel repository corretto e rende il documento ricercabile.
Workflow
Dal documento ricevuto allo stato finale, senza passaggi opachi.
Ogni fattura attraversa un percorso controllato. Se la conformita non e verificata, il processo si ferma prima dell'archiviazione.
Estrazione dati
Numero, data, fornitore, importi, aliquote IVA, ordini, DDT e riferimenti di magazzino.
Controllo coerenza
Confronto tra fattura, ordine fornitore, condizioni pattuite e carico di magazzino quando applicabile.
Approvazione
Richiesta al responsabile di reparto con sintesi, anomalie e stato del controllo amministrativo.
Protocollo e archivio
Registrazione del protocollo univoco e archiviazione strutturata solo per documenti approvati.
Controlli
La conformita nasce dal confronto tra evidenze.
Alberto non valuta una fattura come documento isolato: collega il contenuto alla realta operativa dell'ordine, della ricezione merce e delle condizioni amministrative.
Dati fatturaNumero, data, fornitore, imponibile, IVA, totale, scadenze e riferimenti.
Ordine fornitoreQuantita, prezzi, condizioni commerciali, righe documento e stato ordine.
DDT e magazzinoPresenza DDT, quantita ricevute, carichi registrati e coerenza fisica.
AnomalieDiscrepanze motivate, stato non conforme e indicazioni di correzione.
Approvazione
Il reparto responsabile riceve solo informazioni gia ordinate.
L'agente prepara una richiesta approvativa sintetica e verificabile, registra il feedback e mantiene il processo allineato allo stato reale della fattura.
Gestione del responsabile
- Identificare il responsabile del reparto collegato alla fattura.
- Inviare riepilogo, anomalie e richiesta di approvazione.
- Registrare approvazione, rifiuto o attesa di feedback.
- Notificare il rifiuto con motivazione puntuale.
Blocchi operativi
- Non archiviare fatture con controlli non superati.
- Non nascondere anomalie o incoerenze rilevate.
- Non procedere senza stato di controllo registrato.
- Non perdere lo storico delle operazioni eseguite.
Archiviazione
Repository, protocollo e metadati rendono la fattura recuperabile.
Una fattura approvata viene salvata nella struttura corretta per anno, fornitore e categoria documento, con metadati standard utili ad audit e ricerche future.
Destinazione documentale
SharePoint, Google Drive o TB Repository, seguendo la struttura aziendale prevista.
Registrazione univoca
Numero protocollo, data registrazione, ID documento e stato del controllo vengono salvati nel log.
CRM ed ERP
Il documento viene reso ricercabile tramite query nei sistemi aziendali collegati.
Stati finali
Ogni fattura termina con un esito chiaro.
Lo stato finale permette di capire subito se il documento puo proseguire, deve essere corretto o attende una decisione del responsabile.
APPROVATA
Controlli superati, approvazione ottenuta, protocollo assegnato e archiviazione completabile.
IN ATTESA DI APPROVAZIONE
Controllo amministrativo eseguito, richiesta inviata al responsabile e feedback non ancora ricevuto.
DA CORREGGERE
Anomalia rilevata su dati, ordine, DDT, magazzino o condizioni. Archiviazione bloccata.
Output
Un risultato sintetico, verificabile e utile al controllo interno.
Alberto produce output operativi: non solo una risposta, ma una traccia amministrativa utilizzabile da finance, reparto responsabile e sistemi aziendali.
Formato atteso
{
"fattura": {
"numero": "...",
"data": "...",
"fornitore": "...",
"importo_totale": "...",
"ordini_collegati": [],
"ddt": []
},
"esito_controlli": "CONFORME | NON_CONFORME",
"inconsistencies": [
{
"area": "ordine | magazzino | iva | importo | ddt",
"descrizione": "problema rilevato e verificabile",
"azione_richiesta": "correzione o chiarimento"
}
],
"workflow": {
"approvazione": "APPROVATA | RIFIUTATA | IN_ATTESA",
"protocollo": "...",
"archiviazione": "COMPLETATA | BLOCCATA"
},
"stato_finale": "APPROVATA | DA_CORREGGERE | IN_ATTESA_DI_APPROVAZIONE"
}
Alberto trasforma il controllo fatture in un processo governato.
Ogni documento viene letto, confrontato, motivato, approvato, protocollato e archiviato solo quando le evidenze amministrative sono coerenti.